Teil 1: BYOD – Totgesagte leben länger, oder?!

Teil 1: BYOD – Totgesagte leben länger, oder?!

Vor- und Nachteile von „bring your own device“ bei Unternehmen

Die Mails auf dem Smartphone, die WhatsApp-Gruppe mit den Kollegen, Slack und Trello als Apps installiert: So ungern es deutsche Unternehmen hören, aber „bring your own device“ (BYOD) ist längst Realität in der deutschen Arbeitswelt. Umso wichtiger ist es, sich erneut – und diesmal richtig – mit dem Konzept auseinanderzusetzen. innovazy gibt deshalb eine neue Magazin-Serie heraus und beschäftigt sich mit allem, was man als Unternehmen zu BYOD wissen sollte. Um im Thema anzukommen, startet die Serie mit den Vor- und Nachteilen.

Dass Mitarbeitende ihre persönlichen Endgeräte für berufliche Zwecke nutzen? Das ist in vielen deutschen Unternehmen nicht gerne gesehen. Datenschutz, Steuerrecht, Arbeitsrecht, Lizenzverträge – diese und viele weitere Themen sind eng an „bring your own device“ gekoppelt. Und deshalb schlagen zahlreiche IT-Verantwortliche angesprochen auf das Thema auch die Hände über dem Kopf zusammen.

Eine Lektüre-Serie zur gelebten Realität BYOD

Das, was fast niemand hören will: Mitarbeitende haben BYOD längst zur Realität gemacht. Die E-Mails auf dem Handy, die WhatsApp-Gruppe mit den Kollegen, der Anruf bei einem Partner, die Verbindung mit dem WLAN des Unternehmens, Slack und Trello als Apps installiert. Die Corona-Pandemie und neue Arbeitswelten befeuern diesen Trend – nachdem man ihn eigentlich bereits totgesagt hatte. Hinzu kommt die technologische Überlegenheit von Privatgeräten im Vergleich zu Unternehmensgeräten als zentraler Treiber. Umso wichtiger ist es also, sich erneut dem Thema zu nähern und die Möglichkeiten genau zu evaluieren – und genau das tut innovazy in seiner neuen BYOD-Serie. Wir starten mit den Basics für einen zügigen Überblick: Vor- und Nachteile von BYOD.

Das bringt Unternehmen der Einsatz von BYOD

Wenngleich viele BYOD als alten Hut betrachten, so gibt es dennoch einige signifikante Vorteile, die das Konzept mitbringt. Und allein deshalb sollten Unternehmen sich genauestens mit der Idee auseinandersetzen.

• Wohlfühlfaktor für Mitarbeitende: BYOD ist für viele Mitarbeitende sehr bequem – und das führt zu einer größeren Zufriedenheit hinsichtlich des eigenen Arbeitsplatzes. Sie sind nicht nur in einer ihnen vertrauten Welt unterwegs, sie müssen zudem nicht zwei Endgeräte mitschleppen, etwa ein Smartphone für die Privatnutzung und eines für den Businesskontext. Weil Mitarbeitende zudem im Privatkontext oftmals besser ausgestattet sind als auf der Arbeit, haben sie nicht das Gefühl, mit minderwertiger Technik arbeiten zu müssen.
• Produktiveres und flexibleres Arbeiten: Bewegen sich Mitarbeitende in einer Welt, die sie kennen, entfallen langwierige Eingewöhnungs- und Orientierungsphasen. Das spart Zeit und sorgt dafür, dass sich Mitarbeitende auf ihre Arbeit konzentrieren können. Hinzu kommt, dass sie ihre mobilen Privatgeräte (fast) überall mit hinnehmen – und somit zu jedem beliebigen Zeitpunkt von jedem beliebigen Ort arbeiten können.
• Positiv wahrgenommene Employer Brand: Ein Unternehmen, das zufriedene Mitarbeiter hat und flexibles Arbeiten ermöglicht, ist für bestehende Mitarbeitende ebenso wie Bewerber attraktiv. Gerade in Branchen, die stark vom Fachkräftemangel betroffen sind, kann dies zum unternehmensstrategischen Erfolgsfaktor werden.
• Kosteneinsparungen: Unternehmen sparen sich Anschaffungskosten für die Ausstattung der Mitarbeitenden, ein nicht zu unterschätzender Faktor bei BYOD. Hinzu kommt, dass Mitarbeitende deutlich vorsichtiger mit der eigenen Technik umgehen als mit den vom Unternehmen bereitgestellten Geräten. Es entfallen also nicht nur Anschaffungskosten, sondern auch solche für Reparaturen, Ersatzgeräte und ähnliches.
• Leichte Skalierbarkeit: Durch die Corona-Pandemie kamen weite Teile der Weltwirtschaft zumindest phasenweise zum Erliegen. 2022 äußert sich das nicht nur in instabilen Lieferketten, sondern auch im Mangel an diversen erfolgskritischen Bauteilen, allen voran Microchips. Unternehmen müssen daher mitunter deutlich langfristiger planen, um zum richtigen Zeitpunkt die passende Technik für den Arbeitsplatz eines neuen Mitarbeitenden zu erhalten. Das BYOD-Konzept passt sich automatisch an das Unternehmenswachstum an und Beschaffungsfrust gehört somit der Vergangenheit an.
• Erreichbarkeit aller Mitarbeitenden: Gerade in Unternehmen, in denen es Mitarbeitende gibt, die keinen festen Arbeitsplatz mit Zugriff zu einem Endgerät wie einem Computer haben, ist BYOD ein effektiver Kanal, die sog. „blue collar“-Mitarbeitenden zu erreichen. Zugriff zu Intranets, Mitarbeiterverwaltungsprogrammen und vieles mehr wird durch BYOD sichergestellt.
  

Hier sollten Unternehmen bei BYOD vorsichtig sein

• Sicherheit: Private Geräte können sichere Unternehmensnetzwerke schnell angreifbar machen. Deshalb erarbeiten Unternehmen meist lange Guidelines und Richtlinien, die das Risiko senken sollen. Dies kostet nicht nur in der Ausarbeitung viel Zeit, sondern auch in der Implementierung. Es braucht Schulungen von Mitarbeitenden und regelmäßige Überprüfungen, damit die Richtlinien nicht zum Papiertiger verkümmern. 
• Datenschutz: Der Datenschutz betrifft nicht nur unternehmensbezogene Daten, wie zum Beispiel Kundendaten oder andere sensible Informationen, die etwa durch Verlust des Geräts schnell in fremde Hände gelangen können. Es geht auch um die privaten Daten des Mitarbeitenden, die wiederum gegenüber dem Unternehmen schützenswert sind. Geht mal etwas schief, geht es hier ebenso wie bei der IT-Sicherheit schnell um sensible Haftungsfragen. 
• Administrierbarkeit: Was durch Anschaffungskosten gespart wird, kann schnell durch einen gesteigerten Support-Bedarf ausgeglichen werden. Denn die Heterogenität der Geräte bei BYOD sorgt für einigen Aufwand in der IT-Abteilung, etwa bei Inkompatibilitäten. Hinzu kommt, dass sich die Unternehmens-IT immer auf einem schmalen Grad bewegt – wie weit soll und darf sie mittels Programmen auf Privatgeräte zugreifen? Ebenfalls herausfordernd ist im Kontext von BYOD die Frage nach Lizenzen von unternehmensrelevanten Programmen.
• Mental Health: Insbesondere mit der Corona-Pandemie ist auch das Thema Mentale Gesundheit im Arbeitskontext in den Fokus gerückt. Gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen und der ständigen Möglichkeit zu arbeiten, geraten Mitarbeitende schnell unter Druck, immer und überall verfügbar und arbeitsbereit zu sein. Dies wiederum kann fatale Folgen haben: geringe Produktivität, Burnout, Depression sind nur die Spitze des Eisbergs.
  

Welche Themen die BYOD-Serie in Zukunft behandelt

Es gibt gute Argumente für und gegen BYOD. Unternehmen sind also gut beraten, sich intensiv mit dem Thema auseinanderzusetzen und sich nicht voreilig für die eine oder die andere Richtung zu entscheiden. Deshalb werden wir in den kommenden Wochen immer wieder in Einzelthemen zu BYOD eintauchen und so einen umfassenden Gesamtüberblick zum Thema geben. Dazu werden unter anderem Detailbetrachtungen zum Datenschutz, zum Arbeitsrecht, zu Sicherheit sowie Einführungsstrategien und Alternativen geben. Deshalb: Stay tuned!